Pendahuluan & Komitmen GCG
Pernyataan komitmen tata kelola dan kepatuhan regulasi hukum
Dalam rangka menjalankan Good Corporate Governance (GCG), Kami PT Hutama Karya (Persero) ("HK") senantiasa berkomitmen untuk melindungi dan menjaga informasi/data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau nonelektronik ("Data Pribadi").
Pemberitahuan Privasi ini merupakan pemberitahuan mengenai standar yang diterapkan oleh HK dalam melakukan pemrosesan atas Data Pribadi Anda yang berinteraksi dengan HK, seperti:
Pengunjung Website
Seluruh pengunjung portal publik digital HK Circle (https://circle.hutamakarya.com) dan domain turunannya.
Vendor & Mitra Rekanan
Badan usaha, mandor, perorangan, dan konsorsium penyedia barang dan jasa rekanan resmi HK.
Pihak Terafiliasi
Setiap pihak ketiga, auditor, perbankan, dan pemangku kepentingan yang bekerja sama dengan HK.
Pemrosesan data senantiasa dilaksanakan dengan mematuhi prinsip-prinsip pelindungan Data Pribadi: akuntabilitas, pembatasan tujuan, transparansi, keakuratan, dan keamanan data.
Ruang Lingkup Data Pribadi
Klasifikasi data pribadi yang diperoleh dan dikelola sistem
Sesuai dengan ketentuan UU PDP, Data Pribadi yang dikumpulkan dan diproses oleh HK terbagi atas dua kategori:
a. Data Pribadi Bersifat Spesifik
Data yang memiliki risiko tinggi dan memerlukan tingkat perlindungan khusus:
- Data kualifikasi dan informasi legalitas rekanan/mitra HK (Akta Pendirian, NIB, NPWP Perusahaan, Pengurus, Laporan Keuangan);
- Data rekening bank dan riwayat transaksi keuangan terkait pengadaan;
- Data dan informasi pribadi pihak-pihak penanggung jawab hukum yang berkepentingan dengan HK;
- Data spesifik lainnya yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Data Pribadi Bersifat Umum
Data identitas dasar individu yang digunakan dalam operasional:
- Nama lengkap penanggung jawab / pemohon / kontak person;
- Alamat domisili / alamat kantor rekanan;
- Tempat dan tanggal lahir;
- Nomor telepon seluler (WhatsApp / SMS) dan alamat surat elektronik (email);
- Jabatan, Nomor Induk Kependudukan (NIK/KTP), dan informasi teknis perangkat (IP Address, cookies, activity logs).
Dasar Hukum Pemrosesan Data Pribadi
Landasan legal basis pemrosesan data (Pasal 20 UU PDP)
HK melakukan pemrosesan Data Pribadi yang diperoleh maupun dikumpulkan hanya atas dasar hukum yang sah, adil, dan eksplisit sesuai Pasal 20 UU PDP:
| No | Dasar Pemrosesan | Deskripsi Kepatuhan HK |
|---|---|---|
| 1 |
Pemenuhan Kewajiban Perjanjian
Contractual Obligation
|
HK memproses Data Pribadi untuk memenuhi kewajiban perjanjian kontraktual (Purchase Order, Kontrak Pengadaan, SPK) antara Anda dengan HK, atau dalam rangka memenuhi permintaan Anda sebelum kontrak disepakati. |
| 2 |
Persetujuan Eksplisit
Consent
|
HK memproses Data Pribadi berdasarkan persetujuan tertulis atau elektronik yang sah, sukarela, dan eksplisit yang Anda berikan saat melakukan pendaftaran akun rekanan atau pengajuan layanan. |
| 3 |
Pemenuhan Kewajiban Hukum
Legal Obligation
|
HK memproses Data Pribadi guna memenuhi kewajiban hukum yang diwajibkan oleh regulator, BPK, BPKP, instansi perpajakan, atau otoritas penegak hukum berdasarkan peraturan perundang-undangan. |
| 4 |
Pemenuhan Kepentingan yang Sah
Legitimate Interest
|
HK memproses Data Pribadi untuk kepentingan operasional yang sah (misal: verifikasi anti-fraud, audit internal, pengamanan sistem IT) dengan tetap menjaga keseimbangan antara kepentingan HK dan hak asasi Anda. |
Tujuan Pemrosesan Data Pribadi
Tujuan operasional pengumpulan dan pengelolaan data
HK memproses Data Pribadi Anda secara spesifik untuk tujuan-tujuan yang sah berikut ini:
| No | Tujuan Pemrosesan | Rincian Operasional | Dasar Hukum |
|---|---|---|---|
| 1 | Administrasi Pengadaan Supplier & Jasa | Pendaftaran dan pemutakhiran data akun rekanan, seleksi dan verifikasi Daftar Rekanan Terseleksi (DRT), evaluasi tender/pengadaan, penerbitan Kontrak Kerja, PO, Berita Acara, serta pemrosesan faktur & tagihan pembayaran. | Prosedur Barjas HK & Perjanjian Kontrak |
| 2 | Layanan Informasi Publik (PPID) | Verifikasi identitas pemohon informasi publik, pengelolaan permohonan keberatan informasi, serta dokumentasi pelayanan keterbukaan informasi publik HK. | UU No. 14 Tahun 2008 (Keterbukaan Informasi) |
| 3 | Keamanan Akun & Anti-Fraud | Pencegahan penipuan, perlindungan akses portal rekanan dengan verifikasi One-Time Password (OTP) & Captcha, pencatatan IP log pengunjung, serta investigasi pelanggaran kode etik pengadaan. | Legitimate Interest & Sistem Manajemen Anti Penyuapan (ISO 37001) |
Pengungkapan Data Pribadi kepada Pihak Lain
Ketentuan pembagian data dan hubungan peran pemrosesan data
HK dapat mengungkapkan Data Pribadi Anda kepada afiliasi HK atau pihak lainnya yang bekerja sama dengan HK, baik yang berlokasi di Indonesia atau di yurisdiksi lain, untuk melaksanakan tujuan pemrosesan Data Pribadi dengan tata kelola hubungan peran:
| No | Penerima Data | Ketentuan & Batasan Pengungkapan |
|---|---|---|
| 1 | Instansi Pemerintah & Penegak Hukum | HK dapat mengungkapkan Data Pribadi Anda apabila diminta secara resmi oleh instansi berwenang (Kementerian BUMN, Danantara, BPK, BPKP, Pengadilan, Kepolisian, Kejaksaan, KPK) atau dalam rangka pelaporan resmi yang diwajibkan oleh hukum. |
| 2 | Mitra Perbankan & Finansial | Lembaga perbankan mitra (seperti Bank Mandiri, BRI, BTN) untuk keperluan penerbitan Surat Kredit Berdokumen Dalam Negeri (SKBDN), SCF (Supply Chain Financing), dan pembayaran langsung tagihan rekanan. |
| 3 | Auditor Independen & Konsultan Hukum | Auditor eksternal yang ditunjuk untuk audit keuangan tahunan, audit sertifikasi ISO, dan kepatuhan hukum perusahaan. |
Hak Subjek Data Pribadi
Hak-hak Anda berdasarkan Pasal 5 s/d Pasal 13 UU PDP
HK senantiasa berkomitmen untuk menghormati dan memenuhi hak-hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi. Anda berhak mengajukan permohonan kepada HK untuk:
Melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki kesalahan dan/atau ketidakakuratan Data Pribadi Anda di dalam portal rekanan.
Mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi Anda apabila tujuan pengumpulannya telah selesai.
Menarik kembali persetujuan pemrosesan Data Pribadi yang sebelumnya telah Anda berikan kepada HK.
Menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi secara proporsional sesuai dengan kebutuhan tujuan pemrosesan.
- Data Pribadi masih diperlukan untuk pelaksanaan kontrak aktif, penyelesaian sengketa, atau tagihan pembayaran yang sedang berjalan;
- Permintaan berdampak pada pengungkapan Data Pribadi pihak lain tanpa izin;
- Bertentangan dengan kepentingan pertahanan dan keamanan nasional atau kewajiban audit forensik hukum.
Penyimpanan & Retensi Data Pribadi
Ketentuan masa simpan dan pemusnahan dokumen
HK melakukan penyimpanan Data Pribadi sesuai dengan jadwal retensi arsip korporasi dan ketentuan perundang-undangan:
- Masa Aktif Akun: Data Pribadi Anda akan disimpan selama akun Anda terdaftar aktif sebagai rekanan HK Circle.
- Retensi Pembukuan & Pengadaan: Dokumen kontrak, bukti transaksi, dan berkas pengadaan disimpan sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun sesuai Undang-Undang Dokumen Perusahaan untuk kebutuhan audit BPK, perpajakan, dan pembuktian hukum.
- Pemusnahan Aman: Apabila masa retensi telah berakhir dan data tidak lagi dibutuhkan, HK akan melakukan pemusnahan secara permanen menggunakan prosedur pembersihan digital aman (*secure wipe*).
Pengamanan Data Pribadi
Standar keamanan teknis dan organisasional
HK menerapkan langkah-langkah pengamanan komprehensif dari segi teknis, fisik, dan manajerial untuk melindungi Data Pribadi dari kehilangan, manipulasi, akses tidak sah, dan kebocoran:
Enkripsi Data
Enkripsi transmisi dengan TLS 1.3 / HTTPS serta hashing kriptografi kuat pada penyimpanan kata sandi.
Kontrol Akses Berlapis
Pembatasan wewenang staf berbasis peran (*Role-Based Access Control*) dan autentikasi OTP.
Edukasi & Kepatuhan
Pelatihan kepatuhan UU PDP berkala bagi staf pengadaan dan penandatanganan pakta integritas privasi.
Perubahan Pemberitahuan Privasi
Prosedur pembaruan dokumen kebijakan secara berkala
HK berhak untuk meninjau, mengubah, melengkapi, dan/atau mengganti Pemberitahuan Privasi ini dari waktu ke waktu guna memastikan keselarasan dengan perkembangan regulasi hukum, perubahan infrastruktur teknologi, serta praktik tata kelola pengadaan di HK.
Setiap pembaruan akan dipublikasikan secara terbuka melalui halaman website ini pada alamat: https://circle.hutamakarya.com dengan mencantumkan tanggal revisi terkini. Kami mengimbau Anda untuk memeriksa halaman ini secara berkala.
Layanan Pengaduan & Kontak DPO HK
Saluran resmi pengajuan hak subjek data dan pertanyaan privasi
Jika Anda memiliki pertanyaan, keberatan, keluhan, atau ingin melaksanakan hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi sebagaimana tercantum dalam Pemberitahuan Privasi ini, silakan hubungi tim Pejabat Pelindungan Data Pribadi / Unit Pengadaan kami melalui saluran resmi berikut:
Unit Pengelolaan Data Pribadi PT Hutama Karya (Persero)
Divisi Supply Chain Management & Sekretariat Perusahaan